Gestión de proveedores para almacenes y minimarkets en Chile
En el almacén chileno la mercadería llega con factura o guía de despacho, casi siempre mientras se atiende público. La gestión de proveedores para almacén sirve para revisar esa entrega sin detener la caja y detectar a tiempo un alza de costo.
El problema: el costo sube y el margen se va sin avisar
Un proveedor sube el costo de un producto en unos pocos pesos, la factura llega junto con la mercadería y nadie la revisa línea por línea. El precio de venta sigue igual y el margen se achica durante meses. A eso se suman las cajas que no se pidieron, las que faltan y las que vienen de más.
Gestionar proveedores es tener a mano quién te vende qué, a qué costo, y revisar cada entrega antes de que entre al inventario.
Recibir de distribuidoras en Chile
Los proveedores de un almacén en Chile entregan con factura electrónica o con guía de despacho, con el RUT del proveedor y el IVA detallado. Al recibir, sacas una foto de ese documento y MercadOSX la compara con la orden de compra y con los costos registrados: si falta una caja, viene un producto no pedido o subió el costo neto, te avisa antes de sumar el stock.
En la ficha de cada proveedor guardas sus productos, sus costos y el historial de precios. Si dos distribuidoras venden la misma bebida, ves cuál te la deja más barata y cómo ha cambiado su precio en los últimos meses.
Cuando un producto llega vencido o dañado, lo registras como devolución a proveedor y queda descontado del inventario con su motivo. El respaldo de las facturas de compra ante el SII sigue siendo el documento electrónico que emite tu proveedor.
Cómo funciona la recepción en MercadOSX
El Receiving Guardian revisa la entrega antes de sumar stock:
- Toma una foto de la factura o guía del proveedor al recibir.
- MercadOSX compara lo que llegó con la orden de compra y con los costos registrados de ese proveedor.
- Te avisa de productos no pedidos, faltantes, sobre-entregas y cambios de costo.
- Decides qué aceptar; solo entonces se suma el stock y se actualiza el costo.
- Si algo viene dañado o no corresponde, registras la devolución al proveedor.
Qué te entrega MercadOSX
Una ficha clara por proveedor y control en cada entrega:
- Ficha del proveedor con sus datos de contacto y condiciones.
- Productos y costos por proveedor, para comparar quién te vende más barato.
- Historial de precios de compra de cada producto.
- Recepción con foto de factura y alertas antes de sumar stock.
- Devoluciones a proveedor registradas en el inventario.
Errores comunes
Firmar la guía sin contar las cajas deja sin respaldo cualquier reclamo posterior. No actualizar el costo cuando sube hace que el margen calculado sea ficticio. Y tener un solo proveedor por producto, sin comparar, quita poder de negociación.
Resultado y cómo empezar
Con los proveedores y sus costos ordenados, cada alza se detecta el día que llega y puedes ajustar el precio de venta a tiempo. Empieza creando la ficha de tus proveedores principales y recibe la próxima entrega con foto de la factura.
Preguntas frecuentes
¿Qué detecta el Receiving Guardian?
Productos que llegaron sin haberse pedido, faltantes, cantidades de más y cambios de costo respecto de lo registrado para ese proveedor. Te avisa antes de sumar el stock.
¿Puedo tener el mismo producto con varios proveedores?
Sí. Cada proveedor tiene su propio costo para el producto y puedes ver el historial de precios de cada uno.
¿Cómo registro una devolución al proveedor?
Desde la ficha del proveedor o la recepción registras la devolución. El inventario se descuenta con un movimiento que indica el motivo.
Fuentes oficiales: Servicio de Impuestos Internos (SII)