Cómo controlar los vencimientos en tu minimarket

Por qué los productos se vencen en la estantería

Los vencimientos se acumulan cuando se compra más de lo que se vende, cuando la mercadería nueva se pone adelante de la antigua o cuando nadie revisa las fechas hasta que el cliente reclama.

Vender un producto vencido además genera un problema de salud y de reputación. Por eso el control de vencimientos es a la vez un tema de dinero y de confianza.

Influyen también la recepción apurada y la temperatura. Cuando el repartidor llega en hora punta, nadie revisa fechas y se acepta mercadería con vida útil corta. Y un refrigerador mal regulado, o que se abre y cierra todo el día, acorta la duración de lácteos y embutidos aunque la fecha impresa diga otra cosa.

Cómo medir el riesgo de vencimiento

Compara los días que faltan para vencer con los días que tardarás en vender lo que tienes. Días para vender = stock actual / venta diaria promedio. Si ese número es mayor que los días que faltan para la fecha de vencimiento, ese lote está en riesgo.

Ejemplo con lácteos en un minimarket chileno

Recibes 48 yogures a $350 cada uno con fecha de vencimiento en 10 días. Vendes en promedio 4 al día, así que tardarías 12 días en venderlos todos: al día 10 te quedarían unos 8 yogures, $2.800 de costo que se pierden si no haces nada.

La solución no es solo rebajar. Primero, pide menos: con 4 diarios y reposición semanal, 36 unidades alcanzan. Segundo, al recibir revisa que la fecha no venga más corta que lo acordado con el distribuidor. Tercero, ubica adelante lo que vence primero y deja un espacio de "precio especial" para lo que vence en dos o tres días.

En Chile es habitual que algunos distribuidores de lácteos y cecinas retiren el producto próximo a vencer: si ese es tu acuerdo, anota las fechas para reclamarlo a tiempo. En MercadOSX registras lote y vencimiento al recibir y recibes alertas de lo que vence pronto, además de ver cuánto has perdido en pesos por productos vencidos.

Método paso a paso

1. Al recibir mercadería, revisa la fecha de vencimiento y rechaza lo que venga demasiado corto.
2. Aplica "primero en vencer, primero en salir": lo nuevo va atrás.
3. Registra lotes y fechas de los productos perecibles y de alto valor.
4. Revisa cada semana los productos que vencen en los próximos 7 a 15 días.
5. Actúa a tiempo: exhibición destacada, precio rebajado o devolución al proveedor si el acuerdo lo permite.
6. Si un producto se vence seguido, reduce el tamaño del pedido.

Cómo hacerlo sin software

Una planilla con producto, lote, fecha y cantidad, ordenada por fecha, sirve como calendario de vencimientos. También ayuda marcar en la caja o bandeja la fecha con plumón grande para verla de lejos.

Lo difícil es mantenerla al día: cada venta cambia la cantidad de cada lote y eso rara vez se actualiza en la planilla.

Cómo lo automatiza MercadOSX

En la recepción registras el lote y la fecha de vencimiento de cada entrega. MercadOSX mantiene el stock por lote y te alerta de lo que está por vencer, para que actúes antes de perderlo.

Cuando retiras un producto vencido, lo registras como merma con motivo "vencido" y queda en el libro de movimientos. Así ves qué productos se vencen seguido y puedes ajustar la cantidad en las próximas compras.

Checklist

• Reviso fechas al recibir mercadería.
• Lo más próximo a vencer está adelante.
• Tengo lotes y fechas de mis perecibles registrados.
• Reviso semanalmente lo que vence en los próximos 15 días.
• Ajusto el pedido de los productos que se vencen seguido.
• Reviso la temperatura de refrigeradores y vitrinas.